En general, un vendedor lleva varias conversaciones de venta en paralelo. El número de conversaciones que puede tener varía en función de la complejidad de las operaciones que negocia. 

Un vendedor que visita, por ejemplo, tiendas de alimentación de proximidad como carnicerías, panaderías o pequeños autoservicios puede tener hasta 20 visitas al día y manejar una cartera de clientes de entre 150 y 200 cuentas.

Un vendedor que visita puntos de venta de no alimentación como ferreterías, suministros industriales o tiendas de motos puede hacer entre 6 y 10 visitas al día y tener una cartera de clientes de unos 75 a 100.

Un vendedor de producto al por mayor que negocia con fabricantes, importadores y distribuidores hará un par de visitas al día y manejará una cartera de clientes de unas 40 cuentas.

Hay vendedores que tienen rutas; hay vendedores que tienen planes de viajes anuales y, los menos organizados, se apañan las visitas de manera más o menos caótica.

Creo que es más recomendable organizar el tiempo que no ir a salto de mata. En todo caso, la agenda del comercial es una herramienta imprescindible.

En el pasado, recuerdo haber viajado con muchos comerciales cuya agenda en papel les acompañaba a todas las visitas. Era hasta más importante que el catálogo o las muestras.

Lo habitual en la actualidad es que el CRM lleve incorporada la agenda, la libreta de contactos y el servidor de correo de modo que se pueda registrar en el CRM cada interacción con cada cliente y para cada oportunidad.

El uso de la agenda es crítico para enfocar la acción, hacer un seguimiento eficaz de las oportunidades y, como veremos, es esencial para el despacho entre los jefes de venta y sus vendedores.

Organizar el tiempo y reflejarlo en la agenda es esencial para garantizar que llegamos y administramos de manera correcta las entrevistas de ventas y su seguimiento. La agenda recoge en muchos procesos de ventas la gestión de las entrevistas y de los primeros “Síes” del proceso: “Sí, me interesa”; “Sí, le recibo”; “Sí, me interesa la propuesta y tengo prevista cerrarla en tal fecha”.